En todos los tratados de Gestión del Tiempo se nombre a este famoso Presidente de los Estados Unidos que fue un excelente gestor de su tiempo. Fue Stephen Covey el gran escritor el que desveló los sistemas de trabajo de Ike (así se conocía a Eisenhower). Covey relató lo conocido como Caja o matriz de Ike, que es una matriz para trabajar lo Urgente y lo Importante. Yo la denomino como una matriz DAFO, pues tiene muchas similitudes de aplicación y de uso. Para los que no sepan que es una matriz DAFO voy a hacer una breve explicación:
- Debilidades
- Amenazas
- Fortalezas
- Oportunidades
Esas son las palabras de las que surge el término DAFO. Es una matriz de cuatro casillas en las que se deben de apuntar todo lo relativo a las definiciones. Una vez anotado toso nos da la posibilidad de trabajar con ello, facilitando las decisiones.
Pues bien, Ike trabajaba con lo Importante y lo Urgente en 4 cuadrantes (igual que el DAFO) en los que escribía:
PRIMER CUADRANTE:
Todo lo importante que además era urgente. Eran todas las cosas que había que hacer YA. Suelen ser temas de última hora, imprevistos y todos ellos necesitan solución en el día.
SEGUNDO CUADRANTE
Todo lo importante que no es urgente. Temas que habrá que tener en cuenta y programarlas para el futuro cercano. De estas tareas es posible que alguna se convierta en urgente en un momento determinado y entonces pasará de inmediato al primer cuadrante. Todas estas tareas tienen un plazo determinado y por eso habrá que realizarlas.
TERCER CUADRANTE
Temas urgentes que no son importantes. Estos temas son los adecuados para delegarlos a otras personas de nuestro equipo. Son temas que se han de hacer de inmediato, pero que no requieren tu plena atención, por eso no son importantes.
CUARTO CUADRANTE
Temas que no son ni urgentes ni importantes, pero que han caído en nuestra mesa de trabajo. Son temas para eliminar de nuestras cosas pendientes y no deberemos de perder demasiado tiempo con ellos.
Este sistema admite que las tareas pasen de un cuadrante a otro, en función de su importancia o urgencia del momento. Y esta matriz es una tarea que hemos de trabajar diariamente. Yo recomiendo que se trabaje por la mañana a primera hora y por la noche a última hora. En esos dos momentos quitaremos lo que ya está realizado, añadiremos lo nuevo que nos ha llegado en el día, determinaremos la importancia o urgencia de cada cosa, lo que venimos a llamar Prioridades, cambiaremos de cuadrante lo que necesite ser cambiado y haremos una estrategia de trabajo. Esos dos momentos son fundamentales en la correcta Gestión del Tiempo
Ike utilizaba estas herramientas y por ello fue denominado como uno de los mejores gestores de tiempo que se han conocido. Su nivel de productividad era muy elevado. Una de las cosas que más me gustó de este sistema y aprendí mucho, sobre todo en la rapidez en realizar las tareas, la agilidad de las soluciones, hacer pocas cosas y todas bien en lugar de muchas y a medias.
No siempre apliqué este sistema, pues siempre ha dependido de muchas circunstancias externas, pero cuando comencé a utilizarlo mi vida profesional cambio radicalmente.
Otro tema importante es no dar importancia a los errores, sobre todo a los errores de las personas de tu equipo. Eso hace que tus colaboradores confíen en ti plenamente y en paralelo que se cometan menos errores.
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