En nuestro día a día nos surgen temas continuamente. Temas que no estaban previstos, temas que nos desmontan las estrategias y sobre todo, temas que no dependen de nosotros.
Me estoy refiriendo a esos trabajos que caen en nuestra mesa y que no están estructurados ni planificados por nosotros. Si trabajo en una empresa y mis responsables me asignan trabajos puntuales, no previstos y que para ellos son urgentes e importantes en ese momento. Cuando me los asignan a mí, no tienen en cuenta el resto de trabajos que estoy haciendo y por lo tanto tengo que hacerles saber que si hago lo que ellos me asignan ahora, dejare de hacer lo que venía haciendo.
Como se entiende, mi labor de Gestión del Tiempo debe de ser exquisita. Por lo tanto haré el nuevo trabajo de manera rápida, eficaz y completa. Una vez finalizado retomaré lo anterior y seguiré con mi estrategia. ¿Qué podría ocurrir si lo que deje aparcado nos estalla en las manos? Si pasara eso, lo comunicaremos a los responsables y les explicaremos que el nuevo trabajo hizo que desplazase esto otro.
Quiero que quede claro que el concepto de Urgente y el de Importante es el que depende de nosotros mismos, no el que nos marcan otras personas. Por supuesto si nuestro responsable nos exige un trabajo, precisamente ese grado de jerarquía es el que determina en nosotros que lo marquemos como Urgente e Importante.
Ahora quiero hacer un comentario aparte dedicado a los perfeccionistas, esas personas que, legítimamente, solo entienden que un trabajo está bien hecho cuando es perfecto. Ahora que escribo esto, lo primero que pienso es en el sufrimiento que padecen ese tipo de personas. En su mapa mental solo existe lo perfecto y claro, en el mundo que vivimos la perfección tiene poco espacio. Por lo tanto un trabajo que podría significar 3 horas, en manos de un perfeccionista durará 6 o más horas. Nunca acabará de estar bien del todo. Además con la vorágine actual, siempre surgen cosas intermedias, inconvenientes, obstáculos que hacen que la perfección no se alcance.
Este tipo de personas han de cambiar sus planteamientos sí o sí, pues no pueden tener ese estado permanente de sufrimiento que incluso les invalida para hacer otras cosas.
La perfección ideal en la Gestión del Tiempo es el trabajo finalizado, bien realizado y archivado. Todo lo demás es un trabajo imperfecto.
Como resumen:
- Urgente e importante
- Exclusividad de dedicación
- Concreción, corrección y rapidez
. Comprobación y archivo
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